ما هو دفتر الأستاذ العام؟

يتساءل الكثيرون حول ما هو دفتر الأستاذ العام؟ وما أهميته في برنامج حسابات IES ERP لادارة الشركات والمؤسسات والمصانع

إنه السجل الذي يحتوي على جميع حسابات المؤسسة. يرتبط بحساب مالي واحد فقط، أي أنه يتم فتحه في بداية السنة المالية وإغلاقه في نهاية السنة المالية، بحيث يكون لكل حساب صفحته الخاصة التي تسمى صفحة دفتر الأستاذ العام ، حيث توجد السجلات التي تؤثر عليه حركات مالية مسجلة سواء كانت مدينة أو معاملات. الدائنين، مع مراعاة القيود المعمول بها سجل في اليوميات

تحميل النسخة التجريبية المجاني من نظام الحسابات الذكي IES ERP

دفتر الأستاذ العام ودفاتر الأستاذ الفرعية

يحتوي نظامك المحاسبي على عدد من دفاتر الأستاذ الإضافية تسمى دفاتر الأستاذ الفرعية التي تُستخدم لتسجيل العناصر بداخلها مثل الحسابات النقدية وحسابات الذمم المدينة وحسابات القبض وجميع الإدخالات المسجلة في هذه الدفاتر

يقال إنها تم ترحيلها من خلال دفتر الأستاذ العام في دفاتر الأستاذ الفرعية هذه، عندما تترك مبيعات الائتمان مؤجلة في حساب التحصيل، يتم تحويله إلى نقدي قابل للدفع، مما يعني أنه يتم ترحيل حركة الأعمال إلى دفتر الأستاذ العام بالإضافة إلى اثنين من دفاتر الأستاذ الفرعية ،الحساب النقدي والحسابات المدينة أيضًا.

في بعض الأحيان، تنتقل العناصر مباشرةً إلى دفتر الأستاذ العام دون الترحيل إلى أي دفتر أستاذ فرعي. تمثل هذه البنود معاملات تجارية مالية حول رأس المال، وبعد ذلك لم يتم تنفيذ أي دفاتر فرعية.

قد تشمل هذه البنود مثل المساهمات في حقوق الملكية، وعائدات القرض، ودفعات سداد القرض (أصل القرض) وعائدات بيع الأصول. يتم تضمين هذه البنود في الميزانية العمومية، وليس بيان الدخل.

تحميل النسخة التجريبية المجاني من نظام الحسابات الذكي IES ERP

إعداد دفتر الأستاذ العام

جدير بالذكر أن التقريرين الماليين الرئيسيين لأي شركة هما الميزانية العمومية وبيان الأرباح والخسائر، وهما مستمدين مباشرة من دفتر الأستاذ العام للشركة، بينما مخطط الحسابات يحدد كيفية ظهور الرصيد في كل من هذين التقريرين.

كما نعلم جميعًا ان دفتر الأستاذ العام يقوم بإنشاء أرصدة كعناصر في هذه التقارير، لذلك تنعكس التغييرات أيضًا في بيان الدخل.

قد لا يكون الرصيد الافتتاحي المدرج في دفتر الأستاذ العام صفرًا دائمًا كما تعتقد. من ناحية الأصول، لديك جميع الأصول الثابتة (قيمة جميع الآلات والمعدات) والمخزون المتاح وأي أموال نقدية مستثمرة كرأس مال عامل، ومن ناحية المسؤولية، سيكون لديك أي قروض بنكية للقيام بأعمال تجارية بخلاف اعتمادات الموردين أو مدفوعات الإيجار المضمونة.

التقريران الماليان الرئيسيان لأي شركة هما الميزانية العمومية وبيان الدخل.

مسار تدقيق الأستاذ العام

لا تدع كلمة تدقيق تخيفك: أنا لا أتحدث عن تدقيق ضرائبي. ومع ذلك، إذا تمت دعوتك لأي سبب من الأسباب للرد على تدقيق خارجي مستقل، فإن وجود دفتر أستاذ عام متاح ويتم صيانته جيدًا وصيانته أمر بالغ الأهمية.

ولكنك ستحتاج أيضًا إلى تتبع المعاملات الداخلية لتتبع أي تناقضات (مثل الفواتير المزدوجة أو المدفوعات غير المسجلة) من خلال نظام المحاسبة الخاص بك.

يجب أن تكون قادرًا على العثور على مصدر أي معاملة تجارية للتحقق من دقتها، ويقوم دفتر الأستاذ العام بذلك نيابة عنك.

ولكنك تحتاج أيضًا إلى تتبع المعاملات الداخلية لتتمكن من تتبع أي تباينات (مثل الفواتير المزدوجة أو المدفوعات غير المسجلة من خلال نظام المحاسبة الخاص بك).

عمليات التوثيق المساندة

يخبرك دفتر الأستاذ العام بمكان وكيفية ظهور المعاملات، ولكنك تحتاج إلى أوراق مفاتيح لإظهار التفاصيل. لذلك من المهم الحفاظ على جميع الفواتير والحوالات البريدية مرتبة ودقيقة للرجوع إليها عند الحاجة، حيث إن هذه هي المستندات الأصلية المستخدمة في المجلة.

قد تحتاج إلى إدخال رقم إرشادي، مثل رقم الفاتورة أو رقم الشيك أو التاريخ، لتسهيل العثور على الأصل الذي تبحث عنه.

قد ترغب في وضع علامة مراجعة حمراء فريدة على كل مستند أصلي للإشارة إلى الترحيل الفعلي في دفتر الأستاذ العام.

تحميل النسخة التجريبية المجاني من نظام الحسابات الذكي IES ERP

الحفاظ على التوازن بدفاتر الأستاذ

في نهاية كل شهر، تتم عملية تسوية تسمى ميزان المراجعة والتي تتيح لك رؤية رصيد إدخالاتك (المدين والائتمان). في هذه الحالة عليك أن تبحث في دفتر الأستاذ للوصول إليه تحديد العناصر المعلقة.

تحدث عملية التسوية في نهاية كل شهر، المعروفة باسم ميزان المراجعة، والتي تتيح لك وللمحاسب الخاص بك رؤية رصيد الإدخالات (المدين والائتمان).

استخدام برامج المحاسبة على الكمبيوتر يساعد المحاسبين على القيام بالعديد من العمليات المحاسبية بسهولة وسرعة.

على سبيل المثال، يمكن للمحاسب، بمجرد كتابة إدخال في برنامج المحاسبة، أن يقوم البرنامج نفسه بعملية الترحيل والموازنة، على عكس الأنظمة اليدوية التي تتطلب من المحاسب إجراء عملية الترحيل بنفسه. التوازن والتحقق من صحتها. ومع ذلك، سيتعين عليك القيام بذلك مرة واحدة في الشهر، لأنه من الأسهل التحقق من الأخطاء باستخدام عدد أقل من سطور العناصر.